Zaman, hayatımızdaki en önemli olgulardan biri olsa da doğru ve verimli kullanılmadığında hızla tükenebilen sınırlı bir kaynaktır. Zaman yönetimi hem özel hayatımızda hem de profesyonel yaşantımızda başarıya ulaşmamızı sağlayan önemli bir etkendir. Hepimizin zamanı, enerjisi kıymetlidir ve sınırlıdır. Bundan dolayı zamanımızı verimli ve doğru yönetebilmeyi öğrenebilmek faydalı olacaktır.
Günlük hayat koşuşturmacasında yetişmemiz gereken birçok yer ve iş, almamız gereken bir sürü sorumluluk, vakit geçirmemiz gereken bir ailemiz ve arkadaşlarımız ve en önemlisi de zaman ayırmamız gereken bir kendimiz var. Bunların hepsine stres olmadan yetişmek günümüz koşullarında pek mümkün değil. Bu sebeple etkili zaman yönetim becerileri edinmek, farkında olmasak bile hayatımızda oldukça önemli bir yere sahiptir. Zamanımızı etkili bir şekilde yönetmek stres seviyemizin azalmasına katkı sağlar. Hayatımızda birçok şeyin yolunda gittiğini, çoğu işe vaktinde yetişebildiğimizi gördüğümüzde kendimizi daha iyi, mutlu ve huzurlu hissederiz. Aynı zamanda hedeflerimizi gerçekleştirme konusunda büyük oranda motive edici bir etkisi olur.
Günlük hayatımızda zamanımızı doğru ve verimli yönetmek konusunda bizlere faydalı olacak birkaç strateji mevcuttur. Eğer bu konuda problem yaşadığınızı ve zamanınızı nasıl daha verimli bir şekilde değerlendirebileceğinizi düşünüyorsanız buradaki bazı stratejileri günlük yaşantınızda uygulamayı deneyebilirsiniz:
1- Hedeflerinizi içeren bir liste hazırlayabilirsiniz. Ardından bu hedefleri kısa vadeli ve uzun vadeli olarak kategorize edebilirsiniz. Hedefleri bir öncelik sıralamasına göre planlayıp öncelikle hangi adımları atmanız gerektiğini not alabilirsiniz. Bu durum sizi motive etmek için etkili bir yöntemdir.
2- Zaman planlaması yapabilirsiniz. Günlük, haftalık veya aylık planlamalar yapmak zamanınızı verimli bir şekilde yönetmek için etkili bir fikir olabilir. Kendinizi daha çok motive etmek için küçük ajandalar veya günlükler kullanabilirsiniz. Bu sizin daha planlı ilerlemenize yardımcı olacaktır.
3- Zamanınızı boşa harcayan ve dikkatinizi dağıtan etkenlerden kaçınmak da verimli bir yöntemdir. Zaman kaybettirici unsurlar aynı zamanda enerjinizi de büyük oranda etkiler. Bundan dolayı öncelikli olarak bu unsurları tespit etmelisiniz ve yerine size fayda sağlayacak bir çözüm bulmalısınız. Örnek olarak, eğer çalıştığınız ortam veya masa düzenli değil de dağınık ise kolayca dikkatiniz dağılabilir. Bu, işlerinizi planlamanızı ve dikkatinizi toplamanızı zorlaştırabilir. Bu durumda çalıştığınız ortamı daha düzenli ve çalışılabilir hale getirmeniz işlerinizin kolaylaşmasına katkıda bulunabilir.
4- Bir diğer strateji olarak kendinize belirli rutinler oluşturabilirsiniz. Hedeflerinizi belirledikten sonra uzun vadeli hedefinize ulaşmak için bu rutinler size günlük yaşantınızda da fayda sağlayacaktır. Bazı durumları rutine bağlamak da kendimizi daha güvende hissetmemizi sağlar. Günümüzün geri kalanını daha iyi planlayabilir ve zamanımızı daha verimli şekilde yönetebiliriz. Örnek olarak belli bir saatte uyanma ve uyuma eylemlerini gerçekleştirmek bile günlük rutininize dahildir ve günün geri kalanını da bu rutinlere göre planlayabilirsiniz.
Bu stratejilerin yanı sıra bilimsel olarak kanıtlanmış ve günlük hayatımızda da kullanabileceğimiz teknikler de mevcut. Bunları da kısaca ele alabiliriz.
1- Pomodoro Tekniği
Pomodoro tekniği zaman yönetimi konusunda sıklıkla tercih edilen bir yöntemdir. İlk aşamada odaklanmanız gereken konuyu veya işi belirlemeniz gerekir. Sonrasında üzerine çalışacağınız işe başlamadan önce 25 dakikalık bir süre tutmanız ve bu 25 dakika içerisinde ilk belirlediğiniz işi halletmeniz gerekir. 25 dakika içinde ilk görevi bitirmeniz için kendinize küçük bir söz vermiş oluyorsunuz diyebiliriz. 25 dakikalık süreniz bittikten sonra 5 dakika küçük bir dinlenme molası verilir. Sonrasında tekrardan yeni bir görev belirlenir ve yine 25 dakikalık bir zaman tutarsınız. Bu aynı döngüyü 4 kere devam ettirdikten sonra 30-40 dakikalık uzun süreli bir molaya gidebilirsiniz. Böylelikle bu yöntemle yapacağınız görevleri belirli zaman aralığında sınıflandırarak tam odaklı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
2-Eisenhower Tekniği
Bir diğer kullanabileceğiniz teknik ise Eisenhower tekniğidir. Burada da aslında mantık çok basit. Yapılacak olan işleri önem ve aciliyet sırasına göre gruplandıran bir tekniktir. 4 farklı gruba ayrılır. Sizler için hazırladığımız aşağıdaki görselde de tekniğin şemasını inceleyebilirsiniz:
3- Oliver Burkeman 3-3-3 Tekniği
Başka kullanabileceğiniz bir diğer teknik ise Oliver Burkeman’ın 3-3-3 metodur. İlk olarak burada 3 saatinizi sizin için önemli olan o işe veya projeye ayırmak, sonrasında 3 tane acil bir şekilde halledilmesi gereken fakat çok önemli olmayan küçük çaplı işleri halletmek, son olarak da 3 tane rutin haline gelmiş olan işlerinizi yerine getirmek bu tekniğin amacıdır. Günlük yaşantınızda size kolaylık sağlayacak ve işlerinizi rahatlıkla halledebileceğiniz tekniklerden bir tanesidir.
4- Pareto Tekniği
Başka bir teknik olarak Pareto tekniği de zaman yönetiminizde katkı sağlayabilir. Çok yaygın bir teknik olmamakla birlikte kullanıldığında etkili bir sonuç elde edebilirsiniz. Günlük yaşantınızda zaman yönetiminizle alakalı karşılaştığınız problemlerle başa çıkmak için bu teknik size de fayda sağlayacaktır. Bu teknikte ilk olarak karşı karşıya kaldığınız problemleri listelemeniz gerekir. Sonrasında bu problemlerinizin kökenini bulmanız ve bu soruna sebep olan durumun ne olduğuna inmeniz gerekir. Bu problemlerden en önemli düşündüğünüz birine en büyük skoru vermeniz gerekir. Sonrasında problemlerin meydana çıkma sebeplerine göre gruplandırmanız gerekir. Bunun sonucunda en yüksek skor çıkan probleminiz ilk üstüne gitmeniz gerekendir sonucuna ulaşılıyor. En sonunda da bu sonuca göre bir aksiyon alırsanız bu tekniği başarılı bir şekilde uygulamış olursunuz.
Zamanımızı verimli yönetebilmek günümüzde gündelik yaşamın oldukça hızlanması ve çok fazla sorumlulukla kısıtlı zaman içerisinde mücadele etmek gibi baskı yaratan durumlardan dolayı gitgide zorlaştı. Bunu yönetebilmek en başta ne kadar zorlayıcı gelse de, burada bahsedilen stratejileri ve teknikleri günlük yaşantınızda uygulamaya başladığınızda hayatınızı ne kadar kolaylaştırdığını ve işlerinizi daha planlı, programlı yapabildiğinizi görmüş olacaksınız. Bu teknikleri sadece zamanını etkili yönetmekte problem yaşayan kişiler kullanabildiği gibi günlük yaşantısındaki işleri, sorumlulukları bir düzene sokmak isteyen kişiler tarafından kullanıldığında fayda sağlayacaktır. Bu yöntemleri günlük hayatınızda uygulamaya başladığınızda gözlemlediğiniz değişiklik ve ilerlemeleri bizimle de paylaşabilirsiniz.
Yazar: Zeynep Yankılıç
Kaynakça
AEON, B., & AGUINIS, H. (2017). IT’S ABOUT TIME: NEW PERSPECTIVES AND INSIGHTS ON TIME MANAGEMENT. Academy of Management Perspectives, 31(4), 309–330. http://www.jstor.org/stable/44645079
Aeon B, Faber A, Panaccio A (2021) Does time management work? A meta-analysis. PLoS ONE 16(1): e0245066. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0245066
Claessens, B. J. C., van Eerde, W., Rutte, C. G., & Roe, R. A. (2007). A review of the time management literature. Personnel Review, 36(2), 255–276. http://doi:10.1108/00483480710726136